Список гостей на свадьбу: кого приглашать, как составить и оформить (образцы и шаблоны), нужен ли список ведущему и кого не стоит звать на торжество

Для чего он нужен?

Поскольку в процессе свадебного дня с вами и вашими гостями будет взаимодействовать большое количество подрядчиков (ведущий, флорист, визажист, декораторы, официанты и т.д.), они (равно как и вы сами) должны ориентироваться в том, сколько будет человек на банкете, как и где они будут сидеть.

Кому может понадобиться список гостей?

Молодоженам. Во-первых, он нужен, чтобы рассчитать бюджет праздничного банкета, разослать пригласительные и рассчитать вес свадебного торта.
Во-вторых, отслеживать число гостей, которые точно будут присутствовать на вашем торжестве. Довольно часто бывает так, что гости в последний момент сообщают, что не смогут приехать.
В-третьих, после составления списка, вы сможете иметь представление, какая часть гостей будет с вами в ЗАГСе или на выездной регистрации, а какая приедет уже непосредственно в ресторан. Исходя из этого, можно рассчитать расходы на транспорт для гостей, маршруты следования, а также указать соответствующие адреса в пригласительных.

Свадебному распорядителю (координатору). Если вам делают свадьбу под ключ, то это не избавит вас от необходимости составлять список приглашенных.

Администрации ресторана. Чтобы правильно рассчитать количество блюд, приборов, столов и стульев и даже официантов, обслуживающих банкет. Важно в таком списке отметить, есть ли у кого-то из гостей предпочтения по основным блюдам или особые требования к блюдам (например, ваш гость мусульманин и не употребляет в пищу свинину, а возможно у кого-то аллергия на определенные продукты). Также, в списке отмечают какие алкогольные напитки употребляет гость, а если у ресторана строгий пропускной режим на парковку, то указывают номер автомобиля (администрация сама уведомит охрану о том, кто из гостей будет на авто).

Ведущему. В процессе программы, тамада будет обращаться к вашим гостям, плотно взаимодействовать с ними. Чтобы не возникало неловких ситуаций, у него на руках должен быть такой список. Это может быть и сокращенный вариант, например с ключевыми участниками вечера – именами и отчествами родителей, именами близких и друзей. Совет! Если вы уже представляете себе план рассадки гостей в банкетном зале, то ведущему можно предоставить список в формате схемы зала. Это позволит ему не запутаться в именах и местах рассадки гостей.

Декоратору. Если ваш декоратор готовит именные карточки для рассадки гостей, план рассадки, то нужно будет обязательно передать ему актуальный список гостей. Если вы решили самостоятельно заниматься оформлением списка, то ниже мы подготовили несколько рекомендаций и шаблонов (перейти).

Конкурсы на свадьбу для гостей

На празднике не обойтись без разнообразной развлекательной программы. Составляя конкурсы на свадьбу для гостей, необходимо учитывать их социальное положение, возраст и личные предпочтения. Не стоит навязывать присутствующим обязательное участие во всех начинаниях. Если человеку удобнее и желаннее просто посидеть за столом и пообщаться с другими гостями, следует пойти ему навстречу. Какие развлечения будут уместны?

Если планируется свадьба с профессиональными ведущими, стоит оговорить с ними возрастные категории приглашенных и их основные интересы. У опытных специалистов есть сценарии и конкурсы на все случаи, они с удовольствием подберут адекватную программу.
Особое внимание следует уделить ближайшим родственникам молодоженов – родителям, бабушкам и дедушкам, крестным, подругам, дружкам, свидетелям. Специально для них пишутся речи и сценарии посильного участия в программе.
Сейчас популярны активные ролевые игры и квесты, участниками которых могут стать все желающие. Для детей можно организовать отдельное увлекательное путешествие.
Для пожилых гостей предлагают спокойные развлечения – заполнение Книги или Древа пожеланий, участие в фотосессии, познавательные конкурсы и настольные игры.
Музыку необходимо подбирать с учетом вкусов всех приглашенных. В танцевальной программе, кроме необходимого набора, – торжественного гимна, медленного танца новобрачных, должны присутствовать как зажигательная музыка, так и спокойные мелодии, вальсы.
Отличным сюрпризом для всех гостей будет показ видео или слайд-шоу с фотографиями перед началом банкета. Для этого используются материалы из семейного архива, съемки с церемонии венчания или бракосочетания в ЗАГСе, оперативно обработанные специалистами.
Эффектным окончанием вечера станет файер-шоу, яркие фейерверки, вступление профессиональной группы. Можно запустить в небо бумажные фонарики со свечками, голубей или бабочек. Пустить вниз по течению реки веночки с живыми огоньками, кораблики, зажечь бенгальские огни.

На прощание можно для всех желающих организовать костюмированную фотосессию на фоне природы, в специальном фотоуголке в банкетном зале, с последующей раздачей готовых фото.

Как составить?

Составлять итоговый список стоит обязательно вместе со второй половинкой. При этом, каждый может набросать черновой вариант, а потом просто объединить два списка в один.
Если по какой-то причине вы нашли в списке, составленным вашей второй половинкой кого-то кого не хотели бы видеть на свадьбе, то стоит деликатно объяснить почему вы считаете этот гость не должен присутствовать (например «виделись всего пару раз»).

Дополнительно: Как выбрать транспорт для гостей? Как его украшать? Подробнее читайте здесь.

Одновременно с этим стоит учесть и встречные аргументы – почему ваш партнер хочет видеть этого гостя на свадьбе.

Изначально, планируя свадьбу, не стоит всем знакомым, коллегам и друзьям рассказывать о предстоящем торжестве. Так, вы не будете чувствовать себя неловко, если решите кого-то из них не приглашать.

Совет! Начинайте рассылку пригласительных и обзвон родственников, после окончательного утверждения списка гостей.

От чего отталкиваться:

общий бюджет свадьбы;
вместительность зала;
формат свадьбы – большая и шумная свадьба на 100 гостей или скромное торжество для близких людей;
составлять самостоятельно, не стоит доверять подготовку списка друзьям или родителям. Если же родители настаивают на приглашении кого-то, кто не был в вашем первоначальном списке, предложите им оплатить пребывание этого гостя на торжестве;
стоимость банкета на одну персону в выбранном банкетном зале.

Кого приглашать?

Обязательно:

Родители;
Бабушки / дедушки
Крестный / крестная;
Братья / сестры;
Близкие друзья / подруги;

Не забудьте пригласить:

Друзья жениха;
Друзья невесты;
Племянники;
Дяди и тёти;

Совет! Составьте для ведущего более развернутый список. По возможности, напишите какие-то интересные факты о каждом госте, об их достижениях, увлечениях. На основе этого, ведущий сможет эффектно поприветствовать гостя, придумать интересные вопросы или каким-то иным образом обыграть предоставленную информацию. Вашим гостям будет приятно такое внимание на празднике.

Кого не стоит звать?

Бывшая / бывший;
Друзей, у которых явная вражда между собой;
Любителя крепко выпить и начать буянить;
Соседей по лестничной клетке;
Девушку друга, с которой он только начал встречаться;
Парня подруги, с которым она только начала встречаться;
Друзья друзей;
Начальника;
Суетного, навязчивого и чрезмерно активного знакомого;
Подруга / друг с которой (-м) вы не виделись 10 лет;
Дальние родственники, с которыми общаетесь раз в 5 лет;
Новые знакомые.

Кого обязательно нужно пригласить

На свадебном банкете обязательно должны присутствовать:

родители молодоженов;
близкие родственники: бабушки и дедушки, братья, сестры, тёти, дяди;
близкие друзья.

Степень близости и родства определяют молодые. Возможно, с кем-то связь потеряна, кого-то просто не хочется видеть на таком значимом мероприятии. Присутствовать только потому, что вас связывают узы родства, могут не захотеть и сами родственники. В этом перечне самых близких должны оказаться только те люди, кого вы действительно хотите видеть. Кто должен быть свидетелем создания новой семьи.

Как оформить?

В каком случае может понадобиться красиво оформленный список гостей на ваше торжество? Если вы планируете его разместить при входе в банкетный зал, указав на списке номера столов. Таким образом, гостям будет проще сориентироваться, за каким столом они будут сидеть.

Это может быть реализовано таким образом:

До момента создания декоратором красивых планов с нумерацией столов и карточек для гостей, список можно подготовить на простом листке бумаги или в документе WORD на компьютере.

Чтобы распределить гостей между столами, можно схематично зарисовать зал, обозначив примерную расстановку президиума и гостевых столов (прямоугольниками или кругами).

И от руки вписать имена и фамилии гостей в каждый прямоугольник / круг. Потом, такая схема и финальный список передаются оформителю, ведущему и администрации ресторана.

Если вы самостоятельно оформляете список, который будет размещен при входе в банкетный зал, важно учесть следующие тонкости:

следует придерживаться цветовой гаммы, которую вы выбрали в качестве основной для вашей свадьбы;
если ранее в пригласительных, указателях и карточках с именами гостей вы использовали один вариант шрифта, то в списке рекомендуется использовать этот же шрифт, чтобы сохранить идентичность;
если вы затрудняетесь с выбором оформления — делайте всё в минималистичном стиле (без лишних «завитушек» и рамочек): большой, хорошо читаемый номер стола, а под ним перечень имен и фамилий (выравнивание по центру).

Кого не стоит приглашать

Если позволяют бюджет и банкетный зал для свадьбы, список приглашенных может быть очень пространным и включать вообще всех – вплоть до соседей по подъезду. Но не стоит так распыляться и превращать свадьбу в городской праздник. Смело вычеркивайте из списка гостей на свадьбу следующие категории:

друзья детства, если не виделись с ними десять и более лет;
коллеги, если только вас не связывают близкие и душевные дружеские отношения;
очень дальние родственники – троюродные племянники двоюродной сестры и т. п.;
друзья близких родственников, если с ними не знакомы сами молодожены.

Не стоит включать в список приглашенных на свадьбу людей из вежливости или благодарности. Если они не ваши близкие друзья, а просто сделали что-то хорошее для вас, лучше отблагодарить их по-другому. Если вас раньше кто-то пригласил на свою свадьбу, но вы не думаете, что этот человек входит в близкий круг, не нужно посылать приглашение из благодарности. Возможно, вы оказались на том мероприятии из вежливости, как чья-то пара или просто так.

Образцы (шаблоны)

Ниже мы предлагаем вам скачать несколько готовых примеров списков гостей и схем рассадки (их можно самостоятельно заполнить и распечатать на листе А4):

Такой вариант можно заполнить в Excel и отправить ведущему. В первый блок (зеленым цветом) вписывают имена родителей, близких родственников:

Красивый и нежный вариант с цветами:

(2,74 mb)

(5.30 mb)

Простой и понятный список, который можно распечатать на А4, заполнить и передать в кафе, ведущему или декоратору:

(110 kb)

Минималистичный черно-белый вариант:

(290 kb / PDF)

Как пригласить?

Как нужно приглашать на свадьбу? Самый лучший вариант – это приглашения. Во-первых, они будут символом уважения, почтения и искренних намерений, так как на них указаны имена. Во-вторых, гостям не придётся из-за своей забывчивости и рассеянности по несколько раз уточнять место и время проведения мероприятия, ведь все важные данные будут указаны в приглашении. И, в-третьих, используя приглашения, вы сможете всегда знать, кого уже успели позвать, а кого ещё нет.

В приглашениях обязательно укажите полные имена гостей и обратитесь к ним со словом «Уважаемый(-ая или -ые)». Не забудьте указать повод проведения торжества, место, в котором оно состоится, а также дату.

Если есть какие-то дополнительные пожелания или требования (например, в случае проведения тематической свадьбы все присутствующие должны быть одеты соответствующим образом), то отметьте и это. Лучше всего заказать приглашения в специализирующейся на этом компании и вручить их лично в руки (по почте они могут просто не дойти).

Если возможности заказать и вручить лично приглашения нет из-за отсутствия денежных средств или времени, то можно просто обзвонить всех. Но тогда будьте готовы к тому, что гости могут уточнять дату и адрес.